كيفية إدارة العقود والمستندات

الأهداف

• انشاء عقد/مستند في قاعدة البيانات
• تحديث/ مراجعة/تصحيح البيانات المتعلقة بعقد/مستند معين
• ادارة تفاصيل العقد /المستند

الخطوات 

.lexzur يمكنك إدارة العقود/المستندات الخاصة بك بسهولة وكفاءة في

.أولاً ، عليك إضافة عقد/مستند إلى قاعدة البيانات الخاصة بك. يمكنك القيام بذلك بسهولة من الزر "اضافة" في القائمة الرئيسية

.لدينا خياران لإنشاء عقد/مستند: إنشاء عقد/مستند من نموذج أو تحميل العقد/المستند 

.إذا قمنا باختيار "إنشاء عقد/مستند من نموذج" ، سيتم توجيهك إلى صفحة لاختيار النوع واختيار النموذج بناءً على هذا النوع ، أدخل اسم المستند ثم اضغط على الزر التالي

.املأ البيانات واضغط على إرسال. يمكنك اعداد بيانات النموذج من الإعدادات

: "إذا قمنا باختيار "تحميل العقد / المستند

:عليك تحميل الملفات المتعلقة أولاً

.ثم قم بإضافة معلومات العقد/المستند 

يحتوي نموذج إضافة العقد/المستند على البيانات الأساسية التي يجب إدراجها. الحقول الإلزامية هي تلك الموجودة باللون الأحمر فقط: النوع و الاسم  

• النوع: قائمة منسدلة قابلة للتخصيص لاختيار نوع العقد/المستند
• الاسم: الاسم هو اسم العقد/ المستند

.الحقول الأخرى هي  اختيارية ؛ ومع ذلك ، يمكنك ملء هذه الحقول لتسهيل إنشاء التقارير في مرحلة لاحقة

 .تشمل الحقول الاختيارية النوع الفرعي والأطراف بفئاتها و ,مقدم الطلب و التاريخ

بعد ملء جميع المعلومات المطلوبة ، انقر فوق تأكيد العمل

.يمكنك النقر فوق اسم العقد/المستند أو الرقم لفتح صفحته وتعديل أو الحصول على مزيد من المعلومات. يمكنك الحصول على المعلومات العامة والتواريخ والأشخاص

.يمكنك أيضًا إنشاء المجلدات وإدارتها وتحميل المستندات من خلال صفحة "المرفقات". تعد أداة تعديل المستندات أداة فعالة لمساعدتك في إدارة إصدارات المستندات المتعلقة بعقد/مستند معينة

.بمجرد الانتهاء ، تأكد من تغيير خيار "يجب التوقيع عليه" إلى "نعم" حتى يصبح جاهزًا للتوقيع

يمكنك ايضاً إضافة معتمدين أو التعديل على المعتمدين  للعقد/المستند في صفحة "مركز الاعتمادات" ويمكن للمعتمد بدء التفاوض أو الموافقة على العقد أو رفضه

بمجرد الموافقة على العقد من قبل الجميع ، يجب أن يتم توقيعه. يمكن أن تستخدم قائمة الموقعين :

• lexzur Workflow
• Adobe Signature Workflow

بمجرد التوقيع ، يتم حفظ العقد ويمكن استرجاعه بسهولة

إحدى الميزات المهمة المتوفرة في العقد هي المراحل التي ستساعدك على تسجيل المراحل والإنجازات لكل عقد

بالإضافة إلى ما سبق ، هناك صفحة المهام حيث تكون إدارة المهام سلسة وبديهية عندما يعمل العديد من الأشخاص بشكل متوازٍ على نفس العقد

 يمكنك  الأن ايضاً تسجيل الوقت وإضافة النفقات وتعيين جميع التذكيرات المتعلقة بهذا العقد ، وسيتلقى الأشخاص المعنيون إخطارات قبل تاريخ الاستحقاق

علاوة على ذلك ، يمكنك الآن إرسال العقود الخاصة بك عن طريق البريد الإلكتروني وتتبع جميع محادثات البريد الإلكتروني ذات الصلة

أخيرًا وليس آخرًا ، يمكن ربط أي عقد معين بمسألة  أو قضية ويمكن أيضًا ربطه بعقد قائم

لمزيد من المعلومات حول lexzur ، يرجى التواصل معنا على البريد الالكتروني